La documentación de prevención asociada a la realización de actividades en la US se divide en dos partes: la específica para la actividad que se pretende realizar, y la complementaria que se añadiría a la anterior si fuese necesaria para cubrir riesgos asociados a la actividad principal.
La parte específica se compone de tres documentos:
- Un documento informativo (IO) con las instrucciones, objetivos y alcance de las normas a seguir por los responsables, autorizadores, y participantes en la actividad. Este documento es específico para el tipo de actividad y se conoce como Instrucción Operativa.
- Un documento de registro (RG) que se debe cumplimentar y devolver al Centro, previamente al inicio de la actividad. Dicho documento es la confirmación de que los responsables y autorizados han recibido la información de prevención y de su compromiso con el cumplimiento de las normas. Va asociado a su instrucción operativa.
- Un documento divulgativo (Tríptico) con datos de interés para los participantes: Instrucciones en caso de incendio y evacuación, normas generales y específicas de prevención, planos de las vías de evacuación y teléfonos de interés.
La parte complementaria se podría componer de:
- Una Instrucción Operativa específica y de aplicación en aquellas actividades con presencia de personas discapacitadas.
- Un formulario (Formulario de Seguridad) para ser cumplimentado por las empresas externas contratadas para la realización de trabajos o servicios en nuestras instalaciones, que podría verse ampliado con la documentación solicitada por el SEPRUS a la vista del tipo de trabajos a realizar.
- Un grupo de planos con las vías de evacuación de los espacios o zonas en la que se desarrolle la actividad.